Instructie voor vrijwilligers
Welkom als vrijwilliger bij het Plantage Paleis! Deze instructies helpen je bij het begeleiden van gasten en concerten in dit bijzondere pand aan de Nieuwe Herengracht 99 in Amsterdam.
Voorbereiding: vooraf regelen
Afstemming met de organisator
Aantal gasten: Zorg dat je weet hoeveel gasten er komen en wat voor event het is.
Toegang: Check of de organisator de twee toegangscodes heeft ontvangen, die worden één uur voor aanvang per e-mail verstuurd.
Tickets: Begeleid je een concert? Gasten reserveren van tevoren een ticket. Download de scan-app enkele dagen vooraf via de Apple App Store of Google Play Store en vraag de inloglink voor de app aan de organisator
Op- en afbouw: Spreek de op- en afbouwtijden vooraf af. Voor 09:00 en na 19:00 kan er vanwege geluidsoverlast niet worden afgebouwd. Indien nodig kan de volgende dag afgebouwd worden, mits de ruimte beschikbaar is, maak hiervoor een aparte reservering.
Koffie en thee: Neem zelf koffiebonen (voor de espressomachine), gemalen koffie (voor de filterkoffieautomaat) en thee mee. Voor grotere groepen is het handig dit van tevoren in thermoskannen klaar te zetten.
Aantal vrijwilligers: Het benodigde aantal vrijwilligers hangt af van het verwachte bezoekersaantal:
Tot 10 mensen: 1 vrijwilliger
Vanaf 10 mensen: 2 vrijwilligers
Vanaf 20 mensen: 3 vrijwilligers
Vanaf 40 mensen: 4 vrijwilligers
Toegang tot het gebouw
Er zijn twee ingangen. Welke je gebruikt hangt af van het type event.
Lage entree: standaard voor repetities en kleine bijeenkomsten
Ingang onder huisnummer 99-½
Code: NH99 (deze code heeft de organisator per mail ontvangen)
Loop door de gang en neem twee trappen omhoog
Gebruik de tweede code (Concertzaal Plantage Paleis) voor de deur van de concertzaal zelf, doe de deur achter je dicht
Je komt binnen in de pantry, waar ook het toilet is
Rechtdoor: artiestenkamer
Rechts door de grote deur: concertzaal
Grote voordeur: alleen voor concerten (vanaf ca. 15 bezoekers) uitsluitend in overleg met de bewoners
Laat deze deur nooit onbeheerd achter, ook niet tijdens het concert ivm mensen die weggaan.
Post altijd één vrijwilliger bij de voordeur
Wijs gasten de weg naar boven
Houd alle deuren naar privévertrekken gesloten
Ontvangst van gasten
Bij repetities: Vraag bezoekers aan te bellen bij "Plantage Paleis": lage entree onder 99-½, niet bij de grote voordeur.
Bij concerten via de grote entree:
Begroet gasten vriendelijk bij de deur en scan hun ticket met de app
Wijs hen de weg naar de concertzaal boven
Let erop dat gasten niet afdwalen naar privévertrekken
De privé-wc en garderobe in de grote gang zijn niet toegankelijk voor gasten, verwijs hen naar het toilet in de pantry bij de concertzaal
Beschikbare ruimtes
Toegankelijk voor gasten: concertzaal, artiestenkamer en pantry met toilet.
Privé en niet toegankelijk: alle overige vertrekken in het huis. Ga nooit zonder overleg naar beneden via het grote trappenhuis. Bij twijfel: overleg met de bewoners en klop altijd aan.
Praktische zaken
Verlichting
Grote dimbare lampen: schakelaar bij de linker speaker in de hoek
Verlichting boven de biljarttafel: zwart snoertje bij het raam, boven de verwarming
Verwarming De concertzaal staat standaard op 16 graden. Je mag de radiator hoger zetten, houd er rekening mee dat het even duurt voor de ruimte opwarmt. Zet de verwarming voor vertrek altijd terug op 16 graden.
Geluid Luidere geluiden uit de concertzaal zijn hoorbaar in de privévertrekken. Houd hier rekening mee bij gesprekken voor, na of tussen optredens.
Roken Niet toegestaan in de concertzaal of direct voor de deur, we houden graag rekening met open ramen bij ons en de buren.
Na afloop
Laat de ruimte achter zoals je hem aantrof, zodat de volgende gebruiker er direct in kan:
Doe de afwas en maak het koffieapparaat schoon
Haal de koelkast leeg als er iets in staat
Zet alle lichten uit
Zet de verwarming terug op 16 graden
Sluit de piano: klep dicht
Neem afval mee (er staat een container aan de overkant, achter het park)
Check of de organisator niets vergeten is
Tot slot
Dit is iemands thuis, behandel het met respect. Het Plantage Paleis is een plek waar wonen en cultuur samenkomen, en jouw hulp maakt dat mogelijk. Bedankt!
Vragen? Neem contact op via info@plantagepaleis.nl of +31 6 42 46 49 84.